Teoría General de las Organizaciones

 En la sociedad moderna, casi todo proceso productivo se realiza por medio de las organizaciones. Las organizaciones se construyen de manera planeada y organizada para el logro de objetivos determinados que pueden ser lucrativos o no lucrativos. Existen organizaciones explícitamente creadas para lograr objetivos lucrativos como un modo de autosustentarse mediante el excedente de resultados financieros y de la obtención de ganancias de inversiones o de capital. También existen organizaciones que no necesariamente tienen el lucro como objetivo principal. Las empresas son ejemplos típicos de organizaciones lucrativas, pues cualquier definición de empresa considera necesariamente el objetivo de lucro. 1. ORGANIZACIÓN - EMPRESA Definiciones de organización: - Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. - Es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. - Un sistema social integrado por personas y grupos que interactúan con recursos y desarrollan actividades (para ir cumpliendo metas), porque tienen fines y objetivos por alcanzar Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos. Definiciones de empresa: - La empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción y transformación de productos y/o la prestación de servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio. - La empresa es un sistema social en el que se integra un conjunto de personas y medios con los que conseguir unos objetivos. El logro eficaz de estos objetivos necesita de una organización que haga posible la coordinación coherente de todos los medios y personas que forman parte de la misma. 2. ACTIVIDADES DE UNA ORGANIZACIÓN Las organizaciones se basan en desarrollar actividades, las cuales se agrupan para dar procesos, los cuales interactúan entre sí, y se desarrollan básicamente en las siguientes áreas: a) Área de producción: Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de los productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas requeridas. b) Área de comercialización: (Marketing): La función comercial engloba un amplio grupo de actividades, que se puede dividir en dos: 1) Las actividades de venta del producto o servicio que se realiza. 2) Las actividades de compra de los materiales necesarios para la producción del bien o servicio en cuestión. Dentro de esta área se incluyen las actividades de marketing para conocer las necesidades del mercado, determinar productos y servicios que satisfacen las necesidades de los consumidores potenciales, fijar precios, promover y distribuir. c) Área de contabilidad y finanzas: La contabilidad y finanzas son un conjunto de técnicas que se utilizan para registrar la información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica, con objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica. d) Área de gestión/Administración: Tiene por función la dirección de la empresa por la cual una o varias personas tratan de lograr los objetivos que la organización se ha marcado. Es la práctica que permite tener el control de la empresa utilizando información precisa y relevante de las distintas áreas y tomando acciones adecuadas según la estrategia y objetivos de la empresa. Las tareas propias de la dirección son la planificación, la organización, la coordinación y el control. e) Área de recursos humanos: Es el área encargada de seleccionar, contratar, remunerar, capacitar, etc., al personal de la empresa. La actividad humana es un elemento del que no se puede prescindir en el mundo de la empresa. El interés de las empresas por sus trabajadores ha ido evolucionando a lo largo de la historia. En la actualidad, numerosas organizaciones empresariales consideran a sus trabajadores como la base de su éxito, por lo que en muchas de ellas se han creado los departamentos de Recursos Humanos. 3. TIPOS DE CLIENTES QUE INTERVIENEN EN LA ORGANIZACIÓN Un cliente es aquella organización, empresa o persona que, a partir de un pago, accede a un bien o servicio deseado. Existen dos tipos: Clientes Externos: a) Clientes Actuales: Son aquellas personas, empresas u organizaciones que le hacen compras a la empresa de forma periódica o que lo hicieron en una fecha reciente. Son los que generan el volumen de ventas o una determinada participación en el mercado. b) Clientes Potenciales: Son aquellos personas, empresas u organizaciones que no realizan compras a la empresa en la actualidad pero que son visualizados como posibles clientes en el futuro porque tienen la disposición, recursos necesarios y autoridad para comprar. Cliente Interno: El cliente interno es todo el personal directo o indirecto que está inmerso en las labores de producción/prestación del bien/servicio que ofrece la organización. 4. PRINCIPIOS DE LA CALIDAD Se conoce por ISO tanto a la Organización como a las normas establecidas por la misma para estandarizar los procesos de producción y control en empresas y organizaciones internacionales. Cuando se redactaron las normas ISO 9001 e ISO 9004, se elaboraron 8 principios básicos, sobre los que descansa todo el sistema de gestión de la calidad. Si una empresa implanta un sistema de gestión de la calidad, que cumpla los requerimientos de la norma ISO 9001, pero que no siga estos principios, no obtendrá ni la mitad de los beneficios esperados. Los principios de gestión de la calidad, de acuerdo a lo indicado en la norma ISO 9001 son: 1.- Enfoque al cliente: las organizaciones dependen de sus clientes, por lo tanto deben comprender sus necesidades actuales y futuras, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas. 2.- Liderazgo: los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse en el logro de los objetivos de la organización. 3.- Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de la organización, y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización. 4.- Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Ver siguiente capítulo para conocer más sobre los procesos. 5.- Enfoque de sistema para la gestión: identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos. 6.- Mejora continua: la mejora continua del desempeño global de la organización, debe de ser un objetivo permanente de esta. 7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y en la información previa. 8.- Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. 5. ELEMENTOS O COMPONENTES DE UNA ORGANIZACIÓN Para que una organización sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos: • Grupo humano o Personas, que toman decisiones y las ejecutan: Las personas son la parte más importante de la organización. • Recursos: Son los elementos materiales necesarios para el funcionamiento de la organización, por ejemplo, recursos físicos, financieros, etc. Es conveniente aclarar que las personas no son recursos. • Fines y objetivos por alcanzar. Estos elementos, se deben combinar y relacionar dinámicamente con características que los diferencian o identifican como organizaciones, de tal manera que si no coexisten no se trata de una organización, ellos son: • La división del trabajo. • El proceso de dirección. • La posibilidad de remoción y sustitución del recurso humano. Los elementos mencionados interactúan entre si en una red que constituye un sistema, es decir: "un conjunto de relaciones, en un marco pertinente, para lograr propósitos determinados". El siguiente cuadro muestra algunos de los elementos que componen una organización: Elementos que componen a una organización Objetivos Generales Ej. Obtención de ganancias, producción de bienes, prestación de servicios, comercialización, etc. Específicos Ej. Aumento del capital, captación del cliente, etc. Factores de la producción Son aquellos factores que intervienen en la producción. Ej. La tierra, el trabajo, y el capital Dirección Es el proceso que se ejerce, para amortizar los objetivos individuales con los de la organización. Recursos Materiales Ej. Edificios, rodados, muebles y útiles, instalaciones, etc. Inmateriales El capital, la marca, la imagen, etc. Humanos El grupo humano que sostiene la organización. También deben considerarse los siguientes elementos en una organización: • Conocimiento tecnológico: Es el conocimiento necesario para producir bienes y servicios. • Conocimiento administrativo: Es el requerido para poner en funcionamiento una organización, de manera eficaz. • Medio ambiente interno o clima organizacional: Que consiste de una serie de características propias de una determinada organización (y/o de subsistemas), que pueden ser percibidas por los miembros de la organización y que pueden afectar la forma como la organización (y/o sus subsistemas) trata con sus integrantes y con el medio ambiente externo. • Medio ambiente externo: Compuesto por las otras organizaciones y sectores de la sociedad que influyen y afectan la organización. Aunque el Medio Ambiente Externo (M.A.E.) está fuera de la organización, se toma en cuenta pues tiene una gran influencia sobre las organizaciones. • Fuerzas Externas: El Medio Ambiente Externo (M.A.E.) produce fuerzas que presionan a la organización. Estas fuerzas son económicas, políticas, culturales, ecológicas, sociales. tecnológicas, etc. • Fuerzas Internas: Producidas por la organización las que también presionan al medio ambiente externo y contrarrestan la presión ejercida por las fuerzas externas sobre la organización.