Herramientas Ofimáticas - Para qué sirven y ejemplos

 Las herramientas ofimáticas son el conjunto de dispositivos y programas que ayudan a optimizar y simplificar procesos propios de actividades de trabajo de oficina principalmente.

Las herramientas ofimáticas se clasifican en dos tipos:

• Dispositivos informáticos
• Programas y aplicaciones

Los dispositivos informáticos son todo tipo de partes de la computadora o hardware (partes de una computadora que se pueden tocar) que ayudan a realizar tareas de trabajo de oficina de manera más rápida y sencilla.

Ejemplos de herramientas de ofimática son los dispositivos de entrada como el teclado, mouse, micrófono, webcam, escáner, etc.

Ejemplos de dispositivos de salida son el monitor, sistema de sonido, impresora, etc.

Este conjunto de dispositivos utilizados de la manera correcta pueden influir en gran medida para incrementar la productividad de las actividades que se requieren realizar. Un ejemplo claro es el uso de dos o tres monitores simultáneamente, ya que duplica el escritorio de la computadora permitiendo visualizar un área mayor donde se pueden tener a la vista las ventanas de dos o más programas, lo cual para muchas tareas es muy útil ya que se evita tener que estar cerrando las ventanas de los programas para ver otras las cuales se requiere revisar constantemente.

Partes de una computadora como el teclado y el mouse actualmente son dispositivos muy sofisticados y son rediseñados constantemente para ofrecer una mejor experiencia de interacción con el usuario, misma que resulta en una mejor productividad al utilizarlos comparados con modelos básicos.

Los teclados tienen integradas teclas con funciones muy específicas como accesos directos a aplicaciones específicas las cuales se pueden personalizar mismas que ya no se tiene que emplear tiempo en buscarlas manualmente en la computadora. Otro tipo de funciones agregadas al teclado son el control del volumen de los altavoces y mute, aplicaciones específicas como la calculadora, control de brillo de la pantalla, etc.

El mouse actualmente se puede encontrar en versiones avanzadas que integran diversos botones los cuales son personalizables para acciones específicas, como cambiar a la página anterior, las cuales solamente se hacen manualmente con modelos básicos.

Dispositivos portátiles como los teléfonos móviles y las tabletas son herramientas de trabajo actuales y su uso como herramientas de trabajo va en ascenso. Al estar conectados a Internet, se puede tener acceso a toda la información y hacer gestión de información y administración remota fuera de la oficina o estando de viaje.

¿Cuales son las Herramientas Ofimáticas Actuales?

Los programas y aplicaciones ofimáticas son comúnmente denominados como suite ofimática, la cual tradicionalmente se refiere al tipo de programas o aplicaciones que están específicamente diseñados para ser utilizados como generadores de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones entre otros. Un ejemplo básico de una suite ofimática es el paquete de Microsoft Office, diseñado originalmente para el sistema operativo Windows, que integra entre sus principales programas Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access y Publisher.

Para el sistema operativo de OSX de Apple se ha desarrollado la suite ofimática iWork que es una versión similar a Microsoft Office pero simplificada. Así mismo existen otras versiones como LibreOffice para software abierto.

La suite ofimática Microsoft Office es actualmente la más utilizada para creación y gestión de documentos por lo cual se ha desarrollado la versión para el sistema operativo de Apple. Al utilizar diferentes suites es necesario considerar que los archivos solamente se pueden compartir entre distintas versiones si son guardados en versiones específicas como OpenDocument Text para Word, OpenDocument Spreadsheet o Strict Open XML Spreadsheet para Excel. Una cuestión a considerar es que al guardar los archivos en este tipo de versiones pueden perder ciertas propiedades del formato original.

Actualmente herramientas ofimáticas como Google Drive permiten hacer gestión de documentos de texto y hojas de cálculo con compatibilidad con Word y Excel. Se pueden gestionar los documentos ya sea directamente desde la aplicación de Google Drive o descargándola directamente a la computadora para ejecutar los archivos con Word o Excel.

Las herramientas de ofimática a nivel software son:

• Paquetería de Office: Word, Excel, Outlook, etc.
• Almacenamiento en la nube. Ej: Google Drive
• Agenda Digital
• Block de Notas Digital Ej: Google Keep
• Correo Electrónico: Ej: Gmail
• Redes Sociales: Facebook, Twitter, Etc.
• Mensajería: WhatsApp

Los servicios de Google como Gmail, Drive, Google Photos, Keep, entre otros, representan una serie de herramientas ofimáticas integradas que permiten organizar y optimizar la transferencia de archivos e información multimedia de manera rápida y sencilla, con la posibilidad de gestionar las aplicaciones desde una computadora o un teléfono celular o smartphone. La cuenta de Google te permite gestionar archivos, fotografías e imágenes y contactos de correo electrónico y de teléfono.

Un sistema similar es iCloud de Apple, que te permite almacenar, gestionar y sincronizar archivos, fotografías y contactos de correo electrónico y teléfono entre distintos dispositivos. Una de las ventajas de iCloud es la posibilidad de sincronizar dispositivos como iPhone o iPad para pasar una copia de respaldo exacto con tan solo ingresar con la cuenta de iCloud en el dispositivo que se quiere utilizar con la configuración actual.

Una versión similar de almacenamiento de archivos en la nube para los dispositivos de Microsoft es OneDrive (antes SkyDrive).

Si bien las redes sociales son consideradas como medios de comunicación, entretenimiento y ocio, actualmente las empresas y los profesionales las utilizan para comunicarse con sus clientes como una manera de tener mayor cercanía con ellos, ya que para la mayoría de las personas actualmente la manera cotidiana de comunicación son las aplicaciones de mensajería como Whatsapp o Facebook Messenger mientras que el correo electrónico es básicamente utilizado con fines de trabajo o negocios.